Creative Desk Work

とある美容企業の事務員ポスカさんの雑記ブログ

書類の電子化するならプリンターかスキャナーか考えてみた

どうも。こんにちは。今日もせっせと事務仕事。

事務員です。

 

最近、事務員の象徴であるあれを見なくなったので

調べてみました。

ちょっと名前が分からなかったので

www.google.com

こちらで検索してみました。

 

腕カバー、袖カバー

こちらが正解名のようです。

 

昔は会社を訪問するとこれをつけてるのは事務員さんだから来客は対応してもらえない。

腕カバーをつけてない人を探すなんてのが普通でした。

 

検索で3件目に出てきたのがヤフー知恵袋で2006年の質問記事でしたwww

 

単純に鉛筆での作業がへったから襟が汚れなくなったってことですね。

 

確かにパソコンの普及も進み、書類を作るのはパソコン作業に置き換わったの終わったぐらいの時代でしょうか??

 

そんな書類も今では積み上げてるデスクもドラマなどでも見なくなった?そうでもないか。。

データ化前の書類をまだ整理出来ない人も沢山いるんだと思います。

 

私の仕事の流れはこんな感じです。

書類が届く(例えば請求書)

→請求内容を確認してまずはスキャナで読み取り

→スキャン済みであるのが分かるようにスタンプを押す

→スキャンした原本は月末資料で会計に回るので、それ専用の引き出しに保管

→スキャンしたデータの名称を変更

(日付と会社名と請求内容)が一般的かな。。。

→請求の振込作業はその日のうちに済ませてしまいます。

(自分自身が忘れっぽいので。。。)

→振込明細も原本が会計上必要であればPDFで書き出し同じ名前で末尾に2をつける

→印刷後は先程の棚に治す

 

これにて一件作業終了。

 

振込の権限があるのでこんな感じですが、なければデータ化して権限にある人に回すみたいになるんでしょうか??

 

小さな美容関連会社なので大企業の作業効率のあげ方などは気になるところです。

(誰かもっといい方法があれば教えてください)

 

使ってるスキャナーとプリンターの紹介をします。

 

スキャナーはスキャンスナップ

https://scansnap.fujitsu.com/jp/product/ix100/

ix100というモバイルも出来るタイプです。

買った当時は¥18000ぐらいでした。

片面印刷しかできないです。

レシートなど小物をスキャンしたり、少数のスキャンはこちらを使います。

 

スキャン機能付きのプリンターはCANONのMAXIFY

MB5130

 

 

https://cweb.canon.jp/maxify/lineup/allinone/mb5130/index.html

 

 

こちらは2016年のモデルかな?¥20000ぐらいで購入だと思います。

 

MB5130のいいところは

・両面スキャンしてくれる

・ADF機能でマックス50枚まで書類を差し込めます。

 

プリントコスト比較的安めです。

モノクロなら約1.8円です。

 

美容企業なのでお客様から記入いただいたアンケートなど書類を一気に月イチでスキャンしたりする時はこちらを使ってます。

一つ何点をいえば小さいサイズの書類のスキャンには向きません。

小さいサイズ例えばハガキ系のものはスキャンスナップです。

 

スキャン機能だけで考えれば

https://scansnap.fujitsu.com/jp/product/ix1500/

スキャンスナップのix1500がいいんでしょうが

価格が¥45000ほどします。

 

 

 

スキャンに特化しててA4までですが、スキャンスピードも早く、営業マンが自分のフォルダを選んでその日のレシートを10枚ほど入れれば、1分もせずにスキャン終了です。

上記リンク内の爽やか満点な動画でも見てください。

 

まだまだ紙でのデータ収集も多いですが、

EvernoteやDropboxなどを会社で活用し、顧客情報を整理していってる会社は多くなってるんじゃないでしょうか?

 

今回はうちの会社の活用法でしたが、

予算優先だったため、モバイルしないがデスク前に置いてサクッとスキャンできるix100とMB5130の組み合わせでの運用になってます。

プリントする機会が少ないならix1500がオススメなんでしょうね。

 

お役にたてた記事だったでしょうか?

今日も時短で効率の良き、ココロのある事務作業をしてきます。

 

では、本日はこの辺で、事務職がクリエイティブな職業と認められますように。。